¿Qué es la facturación electrónica obligatoria?
La facturación electrónica obligatoria es el sistema que requiere que todas las facturas entre empresas se emitan, envíen y reciban en formato digital estructurado.
Calendario de implementación
- 2025: Grandes empresas (>8M€ facturación)
- Julio 2025: Empresas medianas (2-8M€)
- 2026: Pequeñas empresas y autónomos
- 2027: Implementación completa
¿Quién está obligado?
- Empresas que facturen a otras empresas (B2B)
- Autónomos con clientes empresariales
- Operaciones superiores a 400€
- Todas las actividades económicas
Excepciones importantes
- Facturas a consumidores finales (B2C)
- Facturas de menos de 400€
- Tickets de venta al público
- Operaciones exentas específicas
Formatos técnicos aceptados
Facturae
Formato XML español, utilizado actualmente para la Administración Pública.
UBL (Universal Business Language)
Estándar internacional XML, muy extendido en Europa.
UN/CEFACT
Formato de las Naciones Unidas para comercio internacional.
Requisitos técnicos obligatorios
- Formato estructurado: XML validado
- Firma electrónica: Certificado digital
- Intercambio seguro: Canales cifrados
- Conservación digital: Mínimo 4 años
- Integridad: Sin modificaciones posteriores
Pasos para la implementación
- Evaluación inicial: Analiza tu situación actual
- Elección de solución: Software, plataforma o desarrollo
- Pruebas piloto: Testea con clientes principales
- Formación del equipo: Capacitación en nuevos procesos
- Implementación gradual: Rollout por fases
- Monitorización: Control de funcionamiento
Opciones de implementación
Software de facturación
Actualización o cambio a software compatible con facturación electrónica.
Plataformas especializadas
Servicios que gestionan todo el proceso de intercambio electrónico.
Integración con ERP
Conexión directa con sistemas de gestión empresarial existentes.
Desarrollo a medida
Solución personalizada para empresas con necesidades específicas.
Beneficios de la facturación electrónica
- Reducción de costes: Menos papel y envío
- Mayor velocidad: Procesamiento instantáneo
- Menos errores: Validación automática
- Mejor control: Trazabilidad completa
- Sostenibilidad: Impacto ambiental reducido
- Automatización: Integración con sistemas
Retos y dificultades
- Inversión inicial: Coste de implementación
- Curva de aprendizaje: Formación necesaria
- Coordinación: Sincronización con clientes
- Compatibilidad: Diferentes sistemas y formatos
Sanciones por incumplimiento
- Infracciones leves: 150€ - 6.000€
- Infracciones graves: 6.001€ - 20.000€
- Infracciones muy graves: 20.001€ - 600.000€
Preparación recomendada
Para autónomos
- Evalúa tu software actual de facturación
- Consulta con tus principales clientes
- Considera soluciones en la nube
- Planifica la inversión necesaria
Para pequeñas empresas
- Analiza el volumen de facturas B2B
- Evalúa integración con ERP existente
- Forma al equipo administrativo
- Establece cronograma de implementación
Consejos prácticos
- No esperes al último momento: Comienza ya la preparación
- Involucra a tus clientes: Coordinación es clave
- Elige soluciones escalables: Que crezcan contigo
- Mantente informado: La normativa puede cambiar
- Busca asesoramiento: Consulta con expertos